18 January 2017 admin

5S – definicja, zastosowanie i podstawowe etapy wdrożenia w biurach

Metodyka 5S wywodzi się z Japonii. Jej początki określa się na lata 50-te XX wieku. Sposób podejścia jaki reprezentuje ten system był wdrażany na początku w firmach produkcyjnych. Podstawowym celem było zarządzanie miejscem pracy.

5S to system, który w przejrzysty sposób pozwala efektywnie zarządzać przestrzenią, w której wykonywana jest praca. Ta metodyka początkowo była wdrażana w firmach produkcyjnych, ale z czasem również firmy usługowe zaczęły czerpać korzyści z jej stosowania. Ostatecznie trzeba powiedzieć, że każda firma powinna stosować podejście 5S.

Zatem z jakich elementów składa się ten system?

Jak sama nazwa wskazuje jest ich 5, a słowa określające każdy element zaczynają się od litery “S”.
W kolejnością są to:

Selekcja – usunięcie niepotrzebnych przedmiotów z miejsca pracy,
Systematyka – ułożenie pozostałych przedmiotów, aby ułatwiały codzienną pracę,
Sprzątanie – wprowadzenie czystości i sprawności technicznej przedmiotów, urządzeń i miejsca pracy,
Standaryzacja – wprowadzenie zasad utrzymania czystości miejsca pracy i sprawności technicznej przedmiotów, urządzeń oraz ułożenia narzędzi potrzebnych do pracy,
Samodyscyplina – utrzymanie uzyskanego stanu w poprzednich 4 etapach.

Dlaczego warto stosować metodę 5S?

W coraz szybciej zmieniającym się świecie i rynku, 5S pozwala określić zasady, standardy, reguły, które usprawniają pracę, oszczędzają czas i pieniądze. Fluktuacja zatrudnienia jest wszędzie, a określony standard pracy pozostaje.

Nowy pracownik może bardzo szybko wdrożyć się w zadania znając zasady. Takie podejście podnosi wydajność pracowników oraz często wpływa na zadowolenie z pracy, ponieważ w miejscu pracy często spędzają więcej czasu niż w domu.

Korzyści wynikają również z uporządkowania miejsca pracy, co wpływa na szybsze wykonywanie zadań, brak bałaganu, który może zobaczyć klient, zmniejszenie ilości wypadków przy pracy, lepszej dostępności do materiałów i informacji potrzebnej do pracy, lepsze zagospodarowanie posiadaną przestrzenią (np. w szafach, magazynach, korytarzach, pokojach, piwnicach, miejscach przyjmowania / wydawania produktów itd.), zmniejszenie zużycia materiałów, co wpływa na mniejsze koszty, ale również wspiera ekologię.

auto-warsztat-5s

Kiedy warto korzystać z metody 5S?

Biorąc pod uwagę wyżej wymienione korzyści, warto stosować podejście 5S zawsze, kiedy widzimy szansę uzyskania wyżej wymienionych efektów.

Jak wdrożyć 5S?

Aby skutecznie wdrożyć metodę 5S warto podejść do tematu projektowo. W przeciwnym wypadku działanie może się nie powieść.

Można wyróżnić 7 etapów wdrożenia 5S w firmie. Należy jednak zaznaczyć, że dla każdego obszaru działania poniższe etapy powinny być wykonane w całości, bez pomijania żadnego z nich:

Organizacja projektu w wyznaczonym obszarze / departamencie / dziale:

  • Wybór obszaru działania
  • Zaangażowanie kierownictwa wybranego obszaru działania
  • Spotkanie inauguracyjne dla projektu 5S
  • Wybranie zespołu projektowego
  • Opracowanie szablonów dokumentacji projektowej (dopasowane do specyfiki obszaru działania) oraz wskazanie miejsca, gdzie będą widoczne informacje o postępach prac

Analiza wybranego obszaru działania – ustalenie zastanej sytuacji:

  • W formie zdjęć i/lub opisu
  • Ustalenie w jaki sposób obecna sytuacja przeszkadza w wykonywaniu pracy

Selekcja – wybór i usunięcie zbędnych przedmiotów z miejsca pracy:

  • Ustalenie zasad wyboru
  • Wskazanie miejsca zbiórki przedmiotów
  • Ewentualne zastosowanie metody ułatwiającej selekcję (wykorzystanie “czerwonych etykiet”, które są przyklejane do zbędnych przedmiotów, a następnie oklejone przedmioty przenoszone są do wyznaczonego miejsca, potem usuwane)

Systematyka – odpowiednie ułożenie pozostałych materiałów w miejscu pracy:

  • Ustalenie konkretnego miejsca dla każdego przedmiotu, rzeczy, materiału, sprzętu
  • Odpowiednie oznaczenie wybranych miejsc, np. kolorową taśmą lub napisem (forma dowolna)
  • Efektem powinno być szybsze odnajdywanie potrzebnych materiałów i sprzętów; im częściej materiał lub sprzęt jest używany, tym bliżej miejsca pracy powinien się znajdować

Sprzątanie – zaprowadzenie czystości w miejscu pracy:

  • Określenie zasad, harmonogramu i odpowiedzialnych za utrzymanie porządku w miejscu pracy

Standaryzacja – formalizacja ustalonych zasad postepowania wypracowanych w poprzednich krokach:

  • Opracowanie dokumentacji wspierającej utrzymanie 5S w danym obszarze działania, np. wizualizacje, grafiki, zdjęcia, procedury, listy kontrolne, harmonogramy, odpowiedzialności, wykazy, tabele
  • Przeprowadzanie cyklicznego audytu, czyli weryfikowanie stosowania się do ustalonych zasad
  • Wprowadzanie poprawek usprawniających opracowany standard w oparciu o obserwacje

Samodyscyplina – utrzymanie uzyskanego stanu w poprzednich etapach:

  • Zapewnienie zaangażowania wszystkich pracowników w utrzymanie wypracowanych zasad

Metodyka 5S jest narzędziem Lean Management, które odpowiednio zastosowane pozwoli wprowadzić porządek i standaryzację w miejscu pracy. Zastosowanie niektórych elementów zarządzania projektami w procesie wdrożenia, bardzo ułatwi wprowadzenie systemu 5S do firmy.

Szkolenia 5S

Organizacja efektywnego miejsca pracy


Jedyne w Polsce szkolenie 5S w prawdziwym warsztacie samochodowym.

Standaryzuj, porządkuj, sortuj. Rozbudź w sobie systematyczność oraz samodyscyplinę.

Naucz się każdego dnia poszukiwać udoskonaleń we własnej pracy.

Więcej o szkoleniu

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI