2 June 2017 admin

5S – Korzyści z wdrożenia

Efektywne i zorganizowane środowisko pracy może zapewnić firmom przewagę konkurencyjną i przekazywać pozytywną wiadomość zarówno dla pracowników jak i klientów.

System 5S jest prosty i oczywisty, jednak wiele firm przeoczyło korzyści jakie mogą być uzyskane w ramach jego organizacji i implementacji. 5S jest skutecznym narzędziem, które kosztuje niewiele, ale może przynieść duże korzyści finansowe.

Firmy chcące konkurować na rynku bez końca szukają możliwości obniżenia kosztów, poprawy jakości i zwiększenia wydajności. Globalna gospodarka spycha z rynku, swoja machiną, wszystkich, którzy nie uporają się w możliwie szybki sposób i nie udoskonala na tyle dobrze, by stawić czoła największym korporacjom. Z tego też powodu organizacje wdrażają zasady Lean Manufacturing, które umożliwiają poprawę wydajności przy jednoczesnym zwiększaniu jakości produkcji i jednoczesnym zmniejszeniu kosztów.

Firmy produkujące zgodnie z zasadami Lean lepiej wykorzystują swoje zasoby, redukują wszelkie koszty operacyjne i doskonalą swoje procesy zgodnie z zasadami Ciągłego Doskonalenia, stale eliminując marnotrawstwo.
System 5S jest jednym z fundamentalnych elementów Lean Manufacturing. Jego zastosowanie jest proste i obejmuje bowiem zasady zdrowego rozsądku, jednak nie powinien być lekceważony ze względu na swoja prostotę. Kiedy zasady 5S wdroży się w życie organizacji, mogę one się stać podporą strategii Lean Manufacturing.
System 5S wziął swą nazwę od 5 japońskich słów:
Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu i Shitsuke. W tłumaczeniu oznaczają: Sortowanie, Systematykę, Sprzątanie, Standaryzację i Samodyscyplinę. 

Zasady leżące u podstaw 5S obejmują organizację miejsca pracy, czystość i eliminację odpadów, standaryzację, promowanie komunikacji wizualnej oraz, co najważniejsze, poprawę bezpieczeństwa.

Najbardziej oczywiste korzyści, które pochodzą z wdrożenia sytemu 5S

Wzrost produktywności: 

  • wpływa na skrócenie czasu przejścia (Lead Time) tym samym skraca czas realizacji zamówienia
  • ogranicza czas przestoju maszyn, czas napraw
  • zmniejsza czasy cykli (Cycle Time)
  • usprawnia zmianowe i dzienne czasy rozruchów (maszyn, stanowisk, linii)
  • wpływa na redukcję czasu przezbrojeń
  • eliminuje zbędny czas poszukiwania narzędzi i wyposażenia

Poprawa jakości: 

  • poprawia jakość poprzez zmniejszenie ilości błędów i wad
  • standaryzuje operacje, zabiegi, czynności  zapewniając jakość na wyjściu z procesu
  • upraszcza środowisko pracy i dzięki temu poprawia morale pracowników

Redukcja kosztów: 

  • zapewnia oszczędności poprzez zmniejszenie zapasów, opłat za wykorzystywana powierzchnię magazynową lub produkcyjną
  • poprawia bezpieczeństwo a tym samym zmniejsza koszt leczenia pracowników potencjalnie zagrożonych wypadkiem
  • zmniejsza ilość złomowanych detali zmniejszając tym samym koszty produkcji

System 5S eliminuje marnotrawstwo, poprawia efektywność, sprawia, że pracownicy pracują wydajnie nie marnując czasu na szukanie zagubionych narzędzi,  sortowanie stosów niepotrzebnego  materiału albo oczekiwanie na nieustandaryzowane  rozpoczęcie lub zakończenie pracy.

Znaczącym aspektem wdrożenia sytemu 5S jest to, że można to zrobić dzisiaj, zaraz, teraz i to, że każdy pracownik może wziąć udział.  Ponadto wszystkie firmy, niezależnie od branży, profilu działalności mogą korzystać z sytemu 5S.

Produkcja i zakłady przemysłowe najczęściej stosują zasady 5S, jednakże ich zastosowanie nie jest ograniczone tylko do obszarów produkcji. Powierzchnie biurowe i administracyjne, centra usług, sieci handlowe, banki  i inne instytucje usługowe mogą również osiągnąć wzrost wydajności z realizacji wdrożenia systemu 5S. Najważniejszą zaletą dla każdej organizacji jest zwiększenie zysku i zadowolenia akcjonariuszy.

Wdrożenie systemu w Twoim miejscu pracy

Poniżej znajduje się lista składników i filozofia każdego z pięciu etapów wdrożenia. Choć aplikacja jest charakterystyczna i odmienna dla każdej firmy, kroki mają jednolity charakter, a końcowy wynik jest zawsze taki sam.

 

Sortowanie (Seiri). Pierwszym etapem procesu jest skupienie się na oddzieleniu wszystkiego co niepotrzebne do wykonania zadania na danym stanowisku. Sortowany sprzęt, narzędzia, materiały są dzielone na 3 kategorie: potrzebne – zostają na stanowisku pracy, niepotrzebne (przestarzałe)  – wyrzucane, a te co do których nie jesteśmy pewni – umieszczamy w kwarantannie, czyli miejscu gdzie podjęta zostanie decyzja przez zespół po pewnym czasie.

Często akcji segregacji towarzyszy tzw. czerwona etykieta, na której sortujący wpisuje dane potrzebne do dalszego procesu sortowania i przywiesza ją na usuwanym przedmiocie. Etap ten prowadzi do lepszej alokacji zasobów, dostępna staje się większa ilość powierzchni a sprzęt wymagający naprawy dostaje się we właściwe ręce.

 

Systematyka (Seiton).  „Miejsce na wszystko i wszystko na miejscu”. Krok ten polega na zorganizowaniu miejsca na wszystkie przedmioty, które pozostały na miejscu pracy po akcji sortowania oraz na skutecznym ich przechowywaniu. Najczęściej korzysta się podczas wdrażania
z kategoryzacji przedmiotu potrzebnego – Metoda ABC. Najczęściej używane – trzymamy „pod ręką” (kategoria A), rzadziej używane – miejscy przy stanowisku (kategoria B), te używane od czasu do czasu – z dala od miejsca akcji (kategoria C). Warto podkreślić, że miejsca na przechowywanie przedmiotów powinny być tak zorganizowane aby pobieranie i odkładanie przedmiotu odbywało się w sposób ergonomiczny a czyszczenie tego miejsca nastarczało najmniej ruchu i środków. Pytania wskazujące na tym etapie: 1.)Jakie są elementy niezbędne do wykonania zadania? 2.) Gdzie powinny znajdować się elementy, aby ułatwić pobieranie i wykorzystanie? 3.) Jaka jest ilość elementów, które muszą być łatwo dostępne?

Etykietowanie i inne metody identyfikacyjne są częścią tego kroku. Każdy przedmiot posiadający swoją lokalizacje pozostaje na niej do użycia i tam zostaje zwrócony po. Oznaczenia pozwalają na szybką i łatwą identyfikację przedmiotu. Obszary pracy, przechowywania wyrobów gotowych, drogi komunikacyjne, narzędzia, sprzęt, dokumenty są wyraźnie oznakowane. Instrukcje, segregatory, książki, są umieszczone na regałach przystosowanych do szybkiej identyfikacji i dostępu. Podłogi są lakierowane na różne kolory więc odpady i zanieczyszczenia są bardzo dobrze dostrzegane. Celem systematyki jest zmniejszenie czasu na szukanie przedmiotów, jak również ilości wysiłku fizycznego podczas pobierania elementów, zwłaszcza tych które są często używane.

Wynikające z tego zmniejszenie czasu straconego na zadaniach nieprodukcyjnych prowadzi do ogólnego zmniejszenia kosztów i zwiększenia wydajności pracy.

 

Sprzątanie (Seiso). Pierwsze dwa kroki doprowadziły do czytelnego i zorganizowanego miejsca pracy. Teraz jest czas, aby dokładnie wyczyścić powierzchnie. Obejmuje to wszystkie powierzchnie robocze, magazyny, maszyny, narzędzia, urządzenia itd. Czyste  miejsce pracy jest przyjemne i czytelne. Czyste maszyny to sprawne maszyny. Regularne czyszczenie i inspekcja powinna zostać uwzględniona na co dzień jako rutyna w celu utrzymania rezultatów. Obszary robocze powinny zostać podzielone na sektory z przynależnym do nich wyposażeniem do sprzątania i podziałem sprzątania między pracowników a wyspecjalizowane służby. W obszarze firmy nie powinny istnieć miejsca pominięte. Istotą tego kroku jest również zorganizowanie najlepszych środków czystości  (koszt/efekt) oraz przestrzeganie ich posiadania w danym obszarze ZAWSZE!

Wynikiem tego kroku są wyroby o znacznie wyższej jakości oraz zwiększona wydajność. Pracownicy lepiej czują się w czystym i schludnym otoczeniu dlatego przekłada się to na jakość wyrobów i wydajność pracy.

Dostrzeganie wadliwego sprzętu, wycieki oleju, płynów, źródła zanieczyszczeń, uszkodzenia spowodowane wibracjami jest teraz możliwe. Jeśli takie sytuacje zostaną wychwycone w początkowej fazie występowania zjawiska i zgłoszone natychmiast, istnieje duże prawdopodobieństwo ustrzeżenia się przed kosztami poważnych awarii i napraw. Wadliwe działanie maszyn powoduje zwiększone koszty produkcji lub usług, przestoje w pracy, złą jakość co wpływa na rentowność procesu.

 

Standaryzacja (Seiketsu). Standaryzacja jest kluczem do niskich kosztów produkcji lub usług. Bez ustalonego, dobrze wdrożonego i podtrzymanego standardu nie ma możliwości dalszego doskonalenia procesów. Standaryzacja stanowi spisanie najlepszych praktyk, opracowanie graficzne i zakomunikowanie pracownikom w zrozumiałej i jednoznacznej formie. Najlepiej osiąga się zamierzony rezultat poprzez zaangażowanie pracowników w proces ustalania standardów po wcześniejszym włączeniu ich w rolę wdrożeniową.  Standaryzacja stała się kluczem do sukcesu takich organizacji jak McDonalds, Tesco, General  Motors i innych. Właściwe droga wdrożenia wskazuje na pozbycie się starych nawyków i zastąpienie ich nowymi wzorcami zachowań.

Często ten etap wymaga pewnej formy egzekwowania nowych norm, aż staną się nawykiem i „wejdą w krew” wszystkim pracownikom i kierownictwu. Wizualne przypomnienia i inne formy komunikowania standardu mogą być skutecznym narzędziem egzekwowania nowych procedur. Plakaty, informacje na tablicach, instrukcje, listy kontrolne, zdjęcia stanu idealnego, wizualne przypomnienia, mapy itp. mogą być wykorzystane jako pomocne dla pracownika do przystosowania się do nowych warunków pracy.

 

Samodyscyplina (Shitsuke).  Etap ten zwany jest również samokontrola albo samodoskonaleniem. Wszystkie te określenia maja podobne znaczenie i nawiązują do zasady ciągłego doskonalenia czyli wchodzenia na wyższy poziom organizacyjny przedsiębiorstwa.

Zasadą podstawową kroku 5S jest podtrzymania wszystkich wdrożonych do tej pory zmian. Jeśli zmiany nie zostaną utrzymane cały wcześniejszy wysiłek będzie daremny. Wdrożony  system powinien być monitorowany i cyklicznie sprawdzany. Służą temu audyty i systemy ocen wdrożenia i podtrzymania. Audytowanie powinno odbywać się w określonych odstępach czasu, być przeprowadzane przez powołany zespół lub doświadczonego, niezależnego audytora. Kierownictwo odgrywa tu fundamentalna funkcję. Powinno być zaangażowane i przekonane do zmian, wspierać swoich podwładnych w akcjach doskonalenia i motywować do dalszych działań.

Dla wszystkich pracowników powinien być opracowany specjalny program szkoleń. Nowo zatrudniani pracownicy powinni być szkoleni z zasad, które zastaną w organizacji i na stanowisku pracy.

Po wdrożeniu należy stale podwyższać poprzeczkę nowym standardom. Należy jednak pamiętać, że wdrożenie 5S będzie wymagało ciągłego, codziennego wysiłku bez, którego utrzymanie zmian będzie niemożliwe. Czas wdrożenia uzależniony jest od branży, zaangażowania pracowników, systemu motywacyjnego i wielu czynników. Nie ma identycznych wdrożeń jak nie ma identycznych organizacji i ludzi. Na podstawie doświadczeń można przyjąć, że średnie przedsiębiorstwo (100 pracowników w jednej lokalizacji)  wdraża system 5S w ciągu 5 do 24 miesięcy, jednakże utrzymuje i doskonali system i standardy do końca istnienia.

Koszt wdrożenia systemu 5S

Wdrożenie kompletnego systemu nie jest drogie. Wymagana ilość nakładów zależy przede wszystkim od stanu początkowego, od którego się wychodzi. Największe inwestycje to godziny pracy pracowników, których odrywa się od pracy, szkoli i z ich pomocą doskonali procesy. Inne koszty to: zużycie materiałów biurowych, kolorowych taśm, linii, etykiet, farby, środków czystości itp.

Jednak te koszty bardzo szybko się zwracają i nie należy oszczędzać na tych środkach. Pozwolić należy na próby, swobodne wdrażanie zmian, nie należy gasić kreatywności pracowników.

,

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI