Na co zwrócić uwagę, aby 5S miało sens i nie kojarzyło się ze... sprzątaniem i "kącikami czystości"?
5S jest jednym z fundamentalnych elementów LEAN Management – w sferze produkcji, biura i przestrzeni logistycznych.
Sprawdza się w służbie zdrowia i przestrzeni danych. Zastosowanie 5S ma sens i obejmuje zasady zdrowego rozsądku. I właśnie ten element, powoduje, że utrzymanie i rozwój 5S jest wyzwaniem podczas wdrażania metody.
Poniżej kilka przykładów, które z założenia powinny być bliskie każdemu czytelnikowi – nawet jeśli trafił na ten tekst przypadkowo:
- Jakość stanowisk pracy, ergonomia i bezpieczne środowisko pracy wpływa na efektywność, wydajność i produktywność. A przede wszystkim wpływa na dobre samopoczucie użytkowników.
- Dodatkowo, odpowiednio zaprojektowane wizualne stanowisko pracy zapewni przewagę konkurencyjną i wpłynie na pozytywne postrzeganie firmy przez pracowników i Klientów.
- 5S to dobrze znane zasady. Fajne i przyjemne. Ale to przerost formy nad treścią – po co dorabiać filozofię do zwykłego sprzątania, czyszczenia miejsca pracy …
O tym dlaczego tak jest oraz jak wprowadzić 5S, aby miało sens przedstawimy w kilku rozdziałach tego tekstu.
Co to jest 5S?
Jest to jedno z narzędzi Lean Management. To metoda na zaoszczędzenie czasu, poprawę ergonomii, organizację stanowiska pracy oraz świetny program treningowy dla tych, którzy chcą nauczyć się identyfikacji i eliminacji marnotrawstw.
5S wziął swą nazwę od 5 japońskich słów:
- Seiri,
- Seiton,
- Seiso,
- Seiketsu,
- Shitsuke
W tłumaczeniu kroki metody oznaczają odpowiednio:
- Sortowanie,
- Systematykę,
- Sprzątanie / inspekcję,
- Standaryzację
- Samodyscyplinę.
Zasady leżące u podstaw 5S obejmują ergonomię miejsca pracy, czystość i eliminację nadmiarowych elementów na danym stanowisku pracy, standaryzację, promowanie komunikacji wizualnej oraz, co najważniejsze, bezpieczne stanowisko pracy.
Co daje organizacja miejsca pracy metodą 5S?
- Wpływa na skrócenie czasu (Lead Time) wykonywanej pracy. Dzięki 5S mamy mniej okazji do przeznaczania (marnowania) czasu na zbędne czynności, które wynikają z niskiego poziomu ergonomii lub nadmiarowości (zbędne elementy, nadmiar danych).
- Ogranicza czas przestoju maszyn lub ich napraw. W środowisku usługowym spowolnienie pracy serwerów i komputerów jest spowodowane nadmiarem (nieużywanych) danych w systemie.
- Skraca czas cyklu (Cycle Time) – podobnie jak w Lead Time, mamy mniej dystraktorów.
- Wpływa na efektywność pracy maszyn, stanowisk i linii. W środowisku usługowym, gdy mamy wszystko pod ręką, sprawniej rozpoczniemy zadanie.
- Wspiera SMED, czas przezbrojeń w produkcji ulega skróceniu, a w usługach zmniejsza czas dostępu do danych.
- Wdrożenie systemu eliminuje zbędny czas poszukiwania narzędzi i wyposażenia dzięki wykorzystaniu standardów jakości pracy.
Jak 5S poprawia poziom wskaźników jakości:
- Poprzez zmniejszenie ilości błędów i wad.
- Standaryzuje określony obszar prac (operacje, zabiegi, czynności) zapewniając jakość na wyjściu z procesu.
- Upraszcza środowisko pracy i dzięki temu poprawia morale pracowników.
Jak 5S redukuje koszty:
- Wdrożenie zasad 5S zapewnia oszczędności poprzez zmniejszenie zapasów, opłat za wykorzystywaną powierzchnię magazynową lub produkcyjną. W usługach okazuje się, że nie potrzebujemy połowy wyposażenia i powierzchni.
- Poprawia bezpieczeństwo, a tym samym zmniejsza koszt leczenia pracowników potencjalnie zagrożonych wypadkiem.
- Zmniejsza ilość złomowanych detali zmniejszając tym samym koszty produkcji. W usługach dzięki 5S mamy mniej możliwości popełnienia błędów, bo pracujemy tylko nad tym, co w danej chwili jest potrzebne i ważne.
Wpływ 5S na zmniejszenie poziomu zmęczenia
i zużycia organizmu:
- Dzięki podwyższaniu poziomu ergonomii stanowisk pracy (musi być to proces zgodny z koncepcją stref) ograniczamy ryzyko wypadków, kontuzji i wprost – zużycia organizmu.
- Istnieją dowody naukowe, że ergonomiczne dostosowanie stanowiska pracy oraz estetyczne otoczenie wpływa pozytywnie na samopoczucie i zaangażowanie.
Zalety i obszary zastosowania 5S
Zaletą 5S jest to, że można to zrobić dzisiaj, zaraz, teraz i to, że każdy pracownik może w tym wziąć udział. Ponadto wszystkie firmy, niezależnie od branży, profilu czy działalności mogą korzystać z sytemu 5S i doskonalić swoje stanowiska pracy firmie. Produkcja i zakłady przemysłowe najczęściej stosują zasady 5S, jednakże ich zastosowanie nie jest ograniczone tylko do obszarów produkcji. Powierzchnie biurowe i administracyjne, centra usług, sieci handlowe, banki i inne instytucje usługowe mogą również osiągnąć wzrost wydajności dzięki 5S.
5S w miejscu pracy – jak wprowadzić?
Z pośród podstawowych narzędzi Lean, 5S jest bardzo skutecznym narzędziem wspierającym zmianę w sposobie myślenia. Kształtuje odpowiednie nawyki i przynosi znaczne korzyści finansowe.
Jeśli taka idea będzie nam przyświecać, to mamy duże szanse na poprawną implementację dla poszczególnych stanowisk pracy. Jeśli będziemy się tylko skupiać na sprzątaniu stanowiska pracy i wyklejaniu miejsc odkładczych to szybko odniesiemy wrażenie, że to przerost formy nad treścią – po co dorabiać filozofię do zwykłego sprzątania…i jeszcze robić audyty.
Rozsądnie jest wprowadzać 5S kompleksowo i warto poświęcić dłuższą chwilę by zrozumieć podstawy nie tylko rozwijać nowe metody sprzątania stanowiska.
5S w praktyce – czyli co oznacza „S”
- Sortowanie (Seiri). Pierwszy etap metody polega na oddzieleniu wszystkiego, co w danym miejscu i w danym momencie jest niepotrzebne do wykonania zadania. Sortowany sprzęt, narzędzia, materiały są dzielone na 3 kategorie: potrzebne – zostają na stanowisku pracy,
- niepotrzebne – usuwamy,
- a te – co do których nie jesteśmy pewni – umieszczamy w kwarantannie, czyli miejscu gdzie podjęta zostanie decyzja przez zespół po pewnym określonym czasie.
Często pierwszym etapem metody jest segregacja, której towarzyszy tzw. czerwona etykieta, która pomaga w oznaczeniu przedmiotów z kategorii „niepotrzebne” oraz „nie jesteśmy pewni”. W branżach usługowych, które przetwarzają dane, „taguje” się zbiory danych i podejmuje decyzję o ich dalszym losie.
Systematyka (Seiton). „Miejsce na wszystko i wszystko na miejscu”. Krok ten polega na zorganizowaniu miejsca na wszystkie przedmioty, które pozostały na miejscu pracy po akcji sortowania oraz na skutecznym ich przechowywaniu, każdy przedmiot powinien mieć wyznaczone miejsce. Najczęściej korzysta się podczas wdrażania z kategoryzacji przedmiotu potrzebnego – Metoda ABC.
Metoda ABC jako jedna z metod Lean Management
Najczęściej używane – trzymamy „pod ręką” (kategoria A),
rzadziej używane – miejsce przy stanowisku (kategoria B), te używane od czasu do czasu – z dala od miejsca akcji (kategoria C).
Warto podkreślić, że miejsca na przechowywanie przedmiotów powinny być tak zorganizowane, aby pobieranie i odkładanie przedmiotu odbywało się w sposób ergonomiczny, a czyszczenie tego miejsca nastręczało najmniej ruchu i środków.
Pytania pomocnicze do metody ABC w 5S:
- Jakie są elementy niezbędne do wykonania zadania?
- Gdzie powinny znajdować się elementy na danym miejscu pracy, aby ułatwić pobieranie i wykorzystanie?
- Jaka jest ilość elementów, które muszą być łatwo dostępne
Czy wiesz co to jest "Golden-zones"?
❓Czy wiecie, że od tego jak dobrze pod względem ergonomicznym wygląda nasze stanowisko pracy, zależy nasze samopoczucie, produktywność i … zdrowie?
My, leanowcy wiemy o tym i nazywamy to „złotą strefą”, tak po prostu.
Złota 🥇 strefa = obszar, w którym osoba może dotrzeć do każdego punktu jedną lub obiema rękami 🤚, nie opuszczając pozycji siedzącej lub stojącej
Dodatkowo wyróżniamy:
🤲 Strefę dwuręczna przed operatorem, gdzie proces faktycznie się odbywa. W tej strefie operatorzy mają obie ręce w bezpośrednim polu widzenia.
✋ Strefa jednoręczna, najlepsze miejsce do umieszczenia materiałów i narzędzi, które są często używane, bez konieczności obracania ciała.
Rozszerzona strefa jednoręczna powinna być używana do poboru materiałów, narzędzi i zaopatrzenia, które są potrzebne rzadziej. Tę strefę wyznaczamy i projektujemy jako najbardziej „zewnętrzną”.
Ergonomiczne miejsca pracy mogą poprawić ogólną wydajność i zmniejszyć ryzyko chorób układu mięśniowo-szkieletowego oraz okresów nieobecności z tego powodu.
Ergonomia jest częścią składową 5S, ale niestety, bardzo często pomijaną…
Pytania pomocnicze do poziomu ergonomii w 5S:
- Czy jesteś w stanie ocenić pozycję pracownika – jest/nie jest ergonomiczna?
- Czy zastosowano metodą ABC?
- Co warto zmienić?
- Znaczenie wizualizacji i oznaczeń w systematyce
Każdy przedmiot posiadający swoją lokalizacje i do tej lokalizacji zostaje zwrócony po użyciu. Oznaczenia pozwalają na szybką i łatwą identyfikację przedmiotu. Obszary pracy, przechowywania wyrobów gotowych, drogi komunikacyjne, narzędzia, sprzęt i dokumenty są wyraźnie oznakowane. Instrukcje, segregatory, książki są umieszczone na regałach przystosowanych do szybkiej identyfikacji i dostępu. Podłogi są lakierowane na różne kolory, więc odpady i zanieczyszczenia są bardzo dobrze dostrzegane. Celem systematyki jest zmniejszenie czasu na szukanie przedmiotów, jak również ilości wysiłku fizycznego podczas pobierania elementów zwłaszcza tych, które są często używane.
- Sprzątanie/Inspekcja (Seiso). Pierwsze dwa kroki doprowadziły do czytelnego i zorganizowanego miejsca pracy. Teraz jest czas, aby dokładnie wyczyścić powierzchnie i je nadzorować. Obejmuje to wszystkie powierzchnie robocze, magazyny, maszyny, narzędzia, urządzenia itd. Czyste miejsce pracy jest przyjemne i czytelne. Czyste maszyny to sprawne maszyny. Regularne czyszczenie i inspekcja powinny zostać uwzględnione na co dzień jako rutyna w celu utrzymania rezultatów. Obszary robocze powinny zostać podzielone na sektory z przynależnym do nich wyposażeniem do sprzątania i podziałem sprzątania między pracowników, a wyspecjalizowane służby. Sprzątania miejsca pracy jest nieodzownym elementem metody i nie wolno go pomijać.
- Inspekcja. Dostrzeganie wadliwego sprzętu, wycieki oleju, płynów, źródła zanieczyszczeń, uszkodzenia spowodowane wibracjami – to wszystko jest teraz możliwe. Jeśli takie sytuacje zostaną wychwycone w początkowej fazie występowania zjawiska i zgłoszone natychmiast, istnieje duże prawdopodobieństwo ustrzeżenia się przed kosztami poważnych awarii i napraw. Wadliwe działanie maszyn powoduje zwiększone koszty produkcji lub usług, przestoje w pracy oraz złą jakość, co wpływa na rentowność procesu.
- Standaryzacja (Seiketsu). Standaryzacja jest kluczem do niskich kosztów produkcji lub usług. Bez ustalonego, dobrze wdrożonego i podtrzymanego standardu organizacji pracy, nie ma możliwości dalszego doskonalenia procesów. W tym etapie świetnie sprawdzi się PDCA. Najprostszym sposobem jest spisanie najlepszych praktyk, opracowanie graficzne i zakomunikowanie ich pracownikom w zrozumiałej i jednoznacznej formie. Najlepiej osiąga się zamierzony rezultat poprzez zaangażowanie pracowników w proces ustalania standardów po wcześniejszym włączeniu ich w rolę wdrożeniową. Standaryzacja stała się kluczem do sukcesu takich organizacji jak McDonalds, Tesco, General Motors i innych. Właściwa droga wdrożenia wskazuje na pozbycie się starych nawyków i zastąpienie ich nowymi wzorcami zachowań. Często ten etap wymaga pewnej formy egzekwowania nowych norm, aż staną się nawykiem i „wejdą w krew” wszystkim pracownikom i kierownictwu. Wizualne przypomnienia i inne formy komunikowania standardu mogą być skutecznym narzędziem jak i elementem stanowiska pracy. Plakaty, informacje na tablicach, instrukcje, listy kontrolne, zdjęcia stanu idealnego, wizualne przypomnienia, mapy itp., mogą okazać się pomocne.
- Samodyscyplina (Shitsuke). Etap ten zwany jest również samokontrolą albo samodoskonaleniem. Wszystkie te określenia mają podobne znaczenie i nawiązują do zasady ciągłego doskonalenia czyli wchodzenia na wyższy poziom organizacyjny stosowania 5S w sposób rozsądny.
Zasadą podstawową 5S jest podtrzymanie i doskonalenie wszystkich wprowadzonych do tej pory zmian
Jeśli zmiany nie zostaną utrzymane cały wcześniejszy wysiłek będzie daremny.
Weryfikacja powinna odbywać się w określonych odstępach czasu i być przeprowadzana przez powołany zespół lub doświadczonego, niezależnego specjalistę. Kierownictwo odgrywa tu fundamentalną funkcję. Powinno być zaangażowane i przekonane do zmian, wspierać aktywnie zespoły we wprowadzaniu zmian – najlepiej uczestnicząc w warsztatach 5S.
Dla wszystkich pracowników powinien być opracowany specjalny program szkoleń. Nowo zatrudniani pracownicy powinni być szkoleni z zasad, które zastaną w organizacji i na stanowisku pracy.
Po wprowadzeniu 5S należy stale podwyższać poprzeczkę nowym standardom. Należy jednak pamiętać, że wdrożenie 5S będzie wymagało ciągłego, codziennego wysiłku bez, którego utrzymanie zmian będzie niemożliwe. Czas wdrożenia uzależniony jest od branży, zaangażowania pracowników, systemu motywacyjnego i wielu czynników. Nie ma identycznych wdrożeń jak i nie ma identycznych organizacji i ludzi.
Przykłady realizacji i ćwiczenia są dla Ciebie dostępne w trakcie poniższych warsztatów:
- https://leanpartner.pl/5s-w-biurze/
- https://leanpartner.pl/5s-na-produkcji/
- https://leanpartner.pl/5s-w-logistyce/
Zyski i nakłady
Wprowadzenie kompletnego systemu ma sens z punktu widzenia inwestycji. Wymagana ilość nakładów zależy przede wszystkim od stanu początkowego, od którego się wychodzi. Istotnym składnikiem zaangażowania jest czas implementacji i uzależniony jest od branży, zaangażowania pracowników, systemu motywacyjnego.
Nie ma identycznych projektów 5S, bo nie ma identycznych organizacji i ludzi. Na podstawie doświadczeń można przyjąć, że średnie przedsiębiorstwo (ok. 100 pracowników w jednej lokalizacji) jest w stanie wprowadzić 5S w ciągu 5 do 12 miesięcy.
Kompleksowo wprowadzony system 5S zwiększa poziom:
- produktywności o przeciętnie 3-10%
- wydajności o przeciętnie 15-20%
- efektywności o przeciętnie 10-20%
w pierwszym roku poprawnego funkcjonowania.
5s kącik czystości
5S ma za zadanie tak zagospodarować powierzchnię pracy, aby wykorzystać jak największą jej ilość, zachowując jednocześnie ład i porządek.
Drugi etap metody 5S jakim jest Systematyka, umożliwia pracownikowi nadanie odpowiednim narzędziom ich własnych miejsc. Najlepsze efekty wprowadzenia Systematyki są widoczne dzięki zastosowaniu Visual Management – zarządzania wizualnego . Dzięki temu każda rzecz ma przypisane miejsce, pracownik za to posiada zmniejszone do minimum ryzyko wystąpienia pomyłki. Ponadto zmniejszeniu ulega czas, jaki pracownik poświęca na szukanie odpowiednich przedmiotów.
W tym kroku istotne jest także wyznaczenie poszczególnych obszarów, w których zostanie rozmieszczony sprzęt do wykonywania różnych zadań niezbędnych w pracy. Wydzielenie przestrzeni pozwoli usprawnić pracę, a także zapewni swobodę ruchów. Pewnym ułatwieniem dla pracownika jest stworzenie osobnego miejsca, kącika czystości. Dzięki kącikowi pracownik ma możliwość szybkiej reakcji w przypadku wystąpienia niespodziewanego zabrudzenia w miejscu pracy, a także przygotowania miejsca pracy dla osób z kolejnej zmiany. Kącik czystości powinien być zlokalizowany w miejscu niezbyt odległym od stanowiska pracy , ponieważ jeżeli znajduje się on w innej części hali, wydłuża się czas poboru przyrządów do sprzątania. Odpowiednim rozwiązaniem jest przygotowanie takiego miejsca za pomocą tablicy cieni.
Czystość na stanowisku pracy jest ważna, ponieważ brak kurzu, brudu oraz innych zanieczyszczeń prowadzi do wzrostu efektywności pracy. Każdy pracownik czuje się lepiej w czystym miejscu, a zadowolenie pracownika przekłada się na wyniki jego pracy. Doprowadzenie stanowiska pracy do czystości może być nie tylko stałym punktem harmonogramu, ale także można je wykonywać w czasie postoju, np. spowodowanym przez awarię maszyny.
Usprawnienie pracy poprzez wprowadzenie kącika czystości przynosi korzyści. Przede wszystkim wykluczone zostaje marnotrawstwo czasu, ponieważ każdy przyrząd znajduje się nieopodal oraz ma określone miejsce. Stanowisko pracy jest stale uporządkowane, dlatego pracownik wykonuje swoje obowiązki sprawniej i wydajniej. Dzięki temu zwiększa się także kultura pracy, a także satysfakcja z jej wykonywania oraz podnosi się komfort – w uporządkowanym i czystym otoczeniu pracuje się lepiej.
Ponadto, zwiększa się bezpieczeństwo w obszarze wykonywania czynności pracowniczych. Niestety, jak każda metoda, tak i ta ma ograniczenia, wśród których można wymienić ograniczoną przestrzeń na hali produkcyjnej lub niewystarczające środki finansowe, np. na zakup odpowiedniego sprzętu sprzątającego.
Jeśli zainteresował Cię temat opisujący metodę 5S. Potrafisz efektywnie przeprowadzić warsztat 5S dla swojej firmy, wiesz jak lepiej zorganizować stanowiska pracy.
Dysponujesz wiedzą jak wykorzystać w praktyce Lean Management korzystając z dostępnych narzędzi ( the Lean toolbox) – zapraszamy Cię do przeczytania pozostałych naszych artykułów, na których dowiesz się więcej o narzędziach Lean Management.
Zapraszamy do kontaktu.
