20 February 2017 admin

Wizualizacja w projektach Kaizen

Ludzki umysł ma pewne cechy, z których warto korzystać, aby osiągnąć swoje cele. Jedną z nich jest postrzeganie wizualne. Cecha ta polega na tym, że o wiele szybciej i lepiej postrzegamy informację zaprezentowaną w formie graficznej niż jako duży blok tekstu.

Ludzki umysł ma pewne cechy, z których warto korzystać, aby osiągnąć swoje cele.

 Ta umiejętność jest często wykorzystywana przez osoby chcące szybko przekazać ważną informację. Dobrym przykładem są np. znaki drogowe. Jeden rzut oka i od razu wiadomo czy można parkować we wskazanym miejscu, czy nie.

 Zarządzający projektami optymalizującymi procesy w firmach również korzystają z różnych wizualizacji, które wspierają ich w przekazywaniu i zarządzaniu informacją. Zarządzanie wizualne jest wykorzystywane na wielu etapach projektów Kaizen. Oto kilka przykładów:

1. Uruchomienie projektu Kaizen w firmie

Wizualizacja na początkowym etapie projektu Kaizen, to najczęściej infografika prezentująca projekt, oczekiwane efekty oraz pierwsze osoby dedykowane do prac na rzecz projektu. Infografika wydrukowana w formie kolorowych plakatów skutecznie przekazuje ważne informacje o rozpoczynającym się projekcie Kaizen i powoli buduje jego status.

Poniżej przykład grafiki, która może prezentować główne obszary działania lub elementy uruchamianego projektu Kaizen:


Designed by Freepik

2. Agregowanie informacji do inicjatyw Kaizen

Zbieranie informacji o zgłoszonych inicjatywach również można obsłużyć wykorzystując czytelny arkusz zgłoszenia (jeśli nie są one zarządzane z wykorzystaniem dedykowanego programu komputerowego). Najważniejszą cechą takiego arkusza jest ilość wymaganych informacji. Powinna być ona jak najmniejsza, ale dopasowana do potrzeb danego etapu projektu. Dobrym pomysłem jest arkusz mieszczący się na jednej stronie A4. Łatwo się nim zarządza i jest czytelniejszy niż tabela zajmująca kilka stron. Wersje papierowe dobrze się sprawdzają w miejscach, gdzie pracownicy nie mają dostępu do komputera podczas pracy, np. na produkcji. Oczywiście wersja elektroniczna jest bardziej praktyczna.

Biorąc pod uwagę praktyczność zastosowanego narzędzia można wskazać, że najlepszym rozwiązaniem pod względem zarządzania informacją jest dedykowany program komputerowy, następnie elektroniczny arkusz (np. plik Excel), a najtrudniej zarządza się informacją w projekcie kiedy dokumentacja jest w wersji papierowej wypełnianej odręcznie.

3. Komunikowanie aktualnego statusu inicjatyw Kaizen

Inicjatywy w projekcie Kaizen przechodzą kolejne etapy od zgłoszenia, poprzez analizę, aż do odrzucenia lub wdrożenia. Te etapy warto komunikować w firmie. W tym zadaniu również wsparciem może okazać się wizualizacja informacji. Łatwiej i szybciej jest pracownikom zapoznać się z aktualnym statusem prac w projekcie jeśli są one czytelne, przedstawione graficznie i nieprzepełnione tekstem.

Poniżej przykład grafiki, która może prezentować aktualny status prac na poszczególnych etapach danej inicjatywy Kaizen:


Designed by Freepik

4. Prezentowanie wyników wdrożonych inicjatyw Kaizen

Komunikowanie sukcesów projektu Kaizen jest bardzo ważne. Wzmacnia ono pozycję projektu w firmie oraz przekonuje do projektu osoby, które dotychczas nie angażowały się w działania.

Również na tym etapie warto skorzystać z czytelnej wizualizacji, która przekaże ważną informację o sukcesach projektu pracownikom firmy.

5. Promowanie osób zaangażowanych w projekt Kaizen

Projekt Kaizen wymaga zaangażowania wszystkich pracowników firmy. Jednak pełne zaangażowanie osiąga się dopiero po pewnym czasie. Na początku warto wybrać osoby, które będą ambasadorami projektu. Będą promować projekt w firmie. Dopiero ich działania wpłyną na coraz większe zainteresowanie pozostałych pracowników i sukcesywne włączanie się ich w działania Kaizen. Dlatego bardzo ważne jest nagradzanie (niekoniecznie finansowe) osób, które realnie angażują się w projekt Kaizen (najczęściej równolegle prowadząc codzienną pracę). Pomijam tu kwestię zaangażowania Zarządu, ponieważ to inny temat, jedynie zaznaczę, że Zarząd firmy musi się również angażować.

Również na tym etapie wizualne prezentowanie osób angażujących się w projekt (np. w formie zdjęć pracowników) da dwa efekty: docenienie ich pracy oraz zaangażowanie innych pracowników w działania na rzecz projektu Kaizen.

Na końcu chciałbym zauważyć, że specjalnie nie piszę o zakończeniu projektu Kaizen, ponieważ on nigdy się nie skończy. Projekt Kaizen to inaczej Continuous Improvement, czyli ciągłe doskonalenie, które nie ma końca. Zawsze coś można poprawić, nawet w procesie, który już został wiele razy usprawniony. Jeśli w danym momencie nie widać elementu do usprawnienia, to warto ponownie to sprawdzić za jakiś czas, np. za kilka miesięcy. Być może do tego czasu zdobyte doświadczenie i/lub nowa technologia, która pojawi się w fimie, pozwoli dokonać kolejnych usprawnień procesu.

,

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI