29 January 2017 admin

Zasady projektów Kaizen

Usprawnianie procesów można realizować w dwojaki sposób – można to robić chaotycznie, opierając się o przypuszczenia i domysły, a można zastosować się do reguł, które zostały opracowane przez doświadczone osoby w temacie. Oczywistym jest, że korzystanie z wiedzy osób, które często mają do czynienia z tematem, jest łatwiejsze i skuteczniejsze.

W tym artykule poznasz jakimi zasadami należy się kierować, aby poprawnie i skutecznie wdrażać Kaizen w firmie.

#1 - Zasady pracy muszą być udostępnione publicznie.

Ta zasada mówi nam o tym, że pracownicy muszą znać zasady jakie obowiązują podczas warsztatów Kaizen, które powinny być odpowiednio zorganizowane i usystematyzowane.

Dobrym pomysłem poinformowania pracowników o zasadach jest ich wywieszenie w widocznym miejscu. Warto pamiętać również o tym, że samo wywieszenie zasad to nie wszystko. Należy jeszcze przedstawić je zrozumiałym dla pracowników językiem i odpowiedzieć na wszelkie pytania i wątpliwości. Dopiero wtedy można mówić, że obowiązujące zasady prowadzenia warsztatów, są znane i zrozumiałe dla pracowników.

Generalnie etapy pracy zespołów Kaizen można zapisać w następujący sposób:

    • Obserwowanie
    • Analiza
    • Opracowanie planu działania
    • Wypracowanie rozwiązania
    • Pierwsze wdrożenie rozwiązania
    • Weryfikacja i ewentualna korekta wdrożonego rozwiązania
    • Standaryzacja

#2 - Należy zrozumieć ideę analizowanego procesu.

Ta zasada dotyczy wiedzy, jaką powinni posiadać uczestnicy warsztatów Kaizen, z małymi wyjątkami. Generalnie chodzi o to, aby osoby pracujące nad usprawnieniem danego procesu, znali go bardzo dobrze. To pozwoli uwzględnić wszelkie jego aspekty. Natomiast wyjątki, o których wspominam, są również ważne. Chodzi o osoby, które nie znają w ogóle usprawnianego procesu. Przykładem może być zaproszenie na warsztaty dotyczące optymalizacji procesu produkcji – osoby z księgowości, która nigdy w tym procesie nie uczestniczyła. Taka osoba inaczej patrzy na analizy i może wskazać miejsca lub zadać nieoczekiwane pytania, które nie przyszły na myśl osobom, które od wielu lat biorą udział we wskazanych procesie produkcyjnym.

#3 - Ucz się, biorąc aktywny udział.

Tylko aktywny udział w działaniach Kaizen pozwala poszerzać kompetencje i wiedzę z tego zakresu.

Pracownicy, którzy realnie angażują się w prace nad usprawnieniami Kaizen zyskują podwójnie. Pierwsza korzyść, to praca w firmie, która angażuje pracowników, docenia ich wiedzę i chęć współpracy. Druga korzyść, to rozwój własnego doświadczenia, z którego można korzystać przez całe życie.

#4 - Wzajemny szacunek i współpraca.

Wspólna praca oparta na zaufaniu i szacunku do drugiej osoby jest oczekiwanym podejściem. Dzięki temu umysły się otwierają i łatwiej jest wypracować kreatywne rozwiązania.

#5 -Dziel się sukcesami.

Jeśli coś się udało, pochwal się tym. Promowanie pozytywnego obrazu działań Kaizen pomaga w zdobywaniu kolejnych osób chętnych pomóc w usprawnianiu procesów.

#6 -Bądź otwarty na zmianę.

Kaizen, to zmiana. Zmiana na lepsze.

Liderzy Kaizen muszą reprezentować postawy oczekiwane od pozostałych pracowników. Są oni wzorami do naśladowania. Otwartość na zmianę dla wielu osób jest bardzo trudna do osiągnięcia, dlatego właśnie Liderzy Kaizen powinni ją budować i wzmacniać.

#7 -Zawsze zachowuj pozytywne nastawienie.

Podobnie jak w poprzednim punkcie. Liderzy Kaizen muszą być przykładem do naśladowania i szerzyć wiedzę nie tylko teoretyczną, ale również postawy godne naśladowania, w tym przypadku pozytywne nastawienie nawet w przypadku zidentyfikowanych problemów.

#8 -Zaangażuj wszystkich do działania.

Usprawnianie procesów w oparciu o Kaizen to drobne optymalizacje wdrażane osobiście przez pracowników.

Im więcej pracowników zaangażujemy w te działania, tym więcej usprawnień będzie zgłoszonych, a potem wdrożonych. W tym punkcie warto pamiętać, że istnieją różne typy osobowości. Dlatego dla jednej osoby angażowanie się będzie polegało na prowadzeniu warsztatów Kaizen, dla drugiej osoby na generowaniu kreatywnych pomysłów, dla trzeciej osoby na analizie statystycznej zgłoszonych pomysłów, a czwartej na wspieraniu pozostałych. Wszystkie wymienione postawy są potrzebne i postrzegane jako zaangażowanie.

#9 -Nie szukaj winnych. Rozwiąż problem.

Analizując zgłoszony problem, nie skupiaj się na człowieku, a na procesie i czynnościach określonych w analizowanym procesie.

W dużej większości przypadków problem tkwi w źle zaprojektowanym procesie. Jeśli proces będzie odpowiednio zaprojektowany, to pracownik wykona go poprawnie za pierwszym razem. Oto kierunek, który powinien przyświecać podczas warsztatów Kaizen.

#10 -Liczą się zdania wszystkich uczestników warsztatów.

Każdy uczestnik może, a nawet powinien, wyrazić swoje zdanie na omawiany temat. To pozwala spojrzeć z różnych perspektyw. Dlatego ważne jest również poprawne dobranie członków zespołu, aby było możliwe analizowanie problemów z różnych stron.

#11 - Zawsze wyjaśniaj brak zgody.

Ostatni punkt dotyczy sytuacji, kiedy któryś z członków zespołu Kaizen nie zgadza się na ustalenia pozostałych osób. W takiej sytuacji zawsze trzeba poprosić tą osobę o argumenty przemawiające za jej postawą. Być może dokładne zrozumienie jej punktu widzenia pozwoli uchronić dalsze prace przed porażką.

Najważniejsze elementy działań Kaizen to, oficjalność zasad, zrozumienie, aktywność, szacunek, współpraca, otwartość i wiedza. Warto skorzystać z nich podczas kolejnych warsztatów Kaizen.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI